我国中小企业迅猛发展,众多中小企业在快速发展过程中遭遇了“内部管理缺陷”这一瓶颈的限制,以致缺乏持久、旺盛的生命力,也没有实现可持续发展。因此,在竞争日益激烈的市场经济中,尤其是在金融危机的情况下,中小企业建立健全其内部控制制度并有效地实施以实现企业的可持续发展,已成为维持其生存和可持续发展的必修课。笔者拟从以下三个方面论述中小企业内部控制存在的问题,并提出建立健全中小企业内部控制制度的对策。
一、当前中小企业内部控制存在的问题
1.中小企业负责人内部控制意识淡薄,“内部人控制”现象严重
当前我国经济体制还处于转轨时期,政府与企业的关系、资本运作的方式等问题尚未完全理清,使中小企业的企业经营者拥有较大的自主权利,加上资产所有者的模糊不清和缺位,使企业的外部监督非常薄弱,这就会产生较为严重的“内部人控制”现象。另外,一些中小企业负责人往往对内部控制的重要性认识不够或者说不愿意建立和执行内部控制,前者是在于他们认为自己经营足可以保证财产的安全,而后者是受利益动机的驱使。因为企业经营的目的是获取最大利润的同时尽可能逃税,而完善的内部控制则会有效地防止这样的不合法行为。
2.会计基础工作不规范,会计信息失真严重
从一份对我国中小企业调查的资料显示,目前中小企业不设会计机构且会计人员分工不明确的占61.5%,提供的会计信息不能真实反映企业财务状况的占46.9%,会计信息严重失真。由于中小企业经营规模小、组织简单、员工人数少,加之以企业为核心的垂直管理,使企业不重视会计制度的建设,使财产管理处于严重失控状态。
3.企业内部控制制度不系统、不完善
目前相当一部分中小企业对建立内部控制制度不够重视,内部控制制度残缺不全或较为简单,很不配套,个别企业甚至没有书面的内部控制制度。鉴于以上存在的种种情况,使中小企业会计信息的外部使用者如政府、银行等普遍认为其提供的会计信息不具可靠性、资信度低,使中小企业筹资难、融资难、扩大市场占有难。因此中小企业为了迎接新经济形势下的挑战和机遇,为了自身的可持续发展,必须加强内部控制。
二、当前中小企业内部控制面临问题的原因分析
中小企业内部控制出现问题,主要是由以下三方面的原因造成的。
1.企业主要管理人员素质欠缺
一些中小企业的成长本身就存在很多不完善的地方,企业管理人员的素质普遍不高,已经成为当前影响企业生存和发展的现实问题。内部控制制度的不健全,必然会在财会部门中形成漏洞。
2.企业管理体制和制度缺乏
一个企业的内部控制是指企业内部管理控制系统,包括为保证企业正常经营所采取的一系列必要的管理措施。内部控制制度是现代企事业单位对经济活动进行科学管理而普遍采用的一种控制机制,贯穿于企业经营活动的各个方面,只要存在企业经营活动和经营管理,就需要有一定的内部控制制度与之相适应。然而,从当前的实际情况看,许多中小企业内部控制制度相当不完善,存在着非常突出的问题,从而导致企业效率低下,影响了中小企业的经济效益,甚至影响了企业资产的安全。目前,多数中小企业内部控制制度没有覆盖企业中所有部门和人员,内部控制制度存在缺陷。建立中小企业的内部控制制度则可以从内部控制的实现方式入手,依据内部控制的实现方式建立中小企业内部控制制度。尤其在财务部门,小企业会计工作秩序混乱,核算不实而造成的会计信息失真现象极为严重,对企业资产的安全及完整和会计信息的真实、可靠带来相当大的负面影响。
3.企业管理方法粗放
目前,我国经济的市场属性已转到相对过剩,经济增长方式开始从粗放型转向集约型。企业之间的竞争格局也必然从封闭型趋向开放型并处于日益全球化的进程之中。但一些中小企业依然没有认真思考并实施新的管理思路,依然走粗放式的企业管理模式。
总体看,我国企业管理的创新工作还远远不能适应形势发展的需要,实现两个转变必然要求企业管理进一步创新,以建立起以市场为导向的开放型、自主型、集约型、人本型的管理模式。另一方面,在高度集中的计划经济体制和短缺经济形势并存的环境下,多数企业只需埋头生产,并无库存和积压之虞,因此投资饥渴和扩张欲望经久不衰,从而形成了粗放型经营的发展方式。这使得管理只是粗放的,能源与原材料消耗高、资源利用率低、浪费严重、效益低下的现象普遍存在。现在我国经济已经走出短缺奔向过剩,经济增长方式也正由粗放型向集约型转变,这就要求企业把提高产品质量、改善产品结构、节能降耗、提高附加值和增加经济效益以实现可持续发展放在重要位置。因此,经济增长方式的转变也要求企业管理必须创新。
三、建立健全中小企业内部控制制度的对策
1.营造良好的内部控制环境
对内部控制的环境进行分析,企业主要管理人员的自身素质就是首要的问题。提高管理人员的素质,对内部控制环境的改善起到促进作用。
对中小企业内部控制环境的营造可以从以下几方面着手:(1)更新控制观念。中小企业的管理层必须通过各种方式加强学习,树立现代管理思想,更新内部控制观念,高度重视内部控制并自觉接受监督,通过塑造良好的企业文化来影响员工的控制意识和行为方式,使控制观念深入人心,从而使员工在内部控制的落实中充分发挥各自的作用,使中小企业实现可持续发展。(2)优化组织结构。中小企业在设置组织机构时,必须结合自身特点,按照不同的管理幅度划分不同的管理层次,既不能面面俱到贪求职能部门齐全,也不能因陋就简使得关键部门缺失,而应充分注意部门之间职能的科学划分,做到精简、高效、协调。(3)改善人事管理。良好的人事政策,对提高员工的素质、更好地贯彻和执行内部控制有很大的帮助。中小企业在改善人事管理时应注意根据岗位选择合适的人才,坚持任人唯贤原则,大胆启用能力突出、经验丰富、具有职业精神的外来高端人才,建立适合自身特点的员工培训体系,不断培养适合企业发展需要的专业人才。
2.制定切实可行的会计控制系统及完善控制程序
针对企业内部控制管理体制和制度的缺乏问题,制定会计控制系统,对内部控制系统进行完善,可提高中小企业的经济效益,对促进其可持续发展也大有帮助。
中小企业在制定会计控制系统时应注意以下几点:第一,在制度建设上,各企业应依据《会计法》、《企业会计准则》和《中小企业会计制度》,结合本企业生产经营特点和管理要求,制定出适合本单位的会计核算制度、会计管理制度和会计监督制度。具体而言,就是要建立恰当的会计岗位责任制度、具有可操作性的会计核算规程、严密的凭证制度、严格的日常核对制度和档案管理制度,充分发挥会计的监督功能;第二,在业务管理上,可采用流程图的方式将各业务循环固定下来,使每个相关人员都清楚本人在处理业务时所处的地位、与其他人的协调关系以及相应的权利和责任。另外,企业还须加强在岗人员的会计培训、考核,以提高其会计专业技能和思想道德素质。中小企业在控制程序设计与执行中应注意的问题有:(1)遵循针对性原则,即中小企业应根据自身岗位设置情况、财务记录的薄弱环节和企业容易出现错弊的环节来制定内容规范、易于理解、便于操作的控制程序,而不必面面俱到。(2)遵循重要性原则,即中小企业应通过构造业务循环模型和分析业务中常见弊端来寻找关键控制点,强调对关键控制点的控制;而对于次要事项,则可简化控制。(3)遵循实用性原则,即中小企业应在成本与效益原则上努力做到职务分离和兼职兼岗相平衡、相互牵制与岗位设计相适应。(4)遵循规范化原则,因为规范管理是中小企业发展的基础,所以即使是约定俗成的办事规则也要形成文字,以便对其执行情况进行监督。(5)遵循无例外原则,即制度面前人人平等,中小企业领导人尤其是非公有企业的业主和管理者应该带头遵守各项规章制度,以维护制度的刚性。
3.强化对内部控制的监督
对内部控制的监督可以采用两种方式:一是进行内部监督。没有条件设置内部审计机构的企业可由会计人员对本企业的经济活动进行互查,也可通过选举职工代表组成监审组进行不定期抽查;对于有条件设置的企业,可根据自身的组织形式、经营规模、管理体系等因素,因地制宜地确定相应的内部审计组织形式,由内部审计人员与企业管理人员一起组成评估小组,有计划、分步骤地对内部控制的恰当性和有效性进行评估。一方面可以使管理人员对内部控制的缺陷以及可能引起的后果有一个更全面的了解,另一方面可以及时发现问题并提出整改措施,使控制得以完善。二是加强外部监督。首先,应由政府牵头督促有关部门配合人行在现有的信贷咨询登记系统的基础上,建立起完整详实的法人征信服务体系和中小企业信用档案机制,对中小企业的信用行为进行监督,从而为经济发展和防范金融风险酿造一个良好的信用环境;其次,财政、税收、审计、工商等部门应加大对中小企业的监督检查力度,做到发现问题及时整改;再次,企业自己应主动聘请社会中介机构,定期或不定期地对企业财务报告的真实性和内部控制系统设计的合理性及执行的效果进行评估,通过借助外部的力量使企业的内部控制更加完善。
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